Как рекрутеры «Ашан» упростили коммуникацию с кандидатами

2025-11-27 12:28 Кейсы WhatsApp

Команда подбора персонала в «Ашан» ежедневно обрабатывает сотни обращений кандидатов из разных регионов, используя единый номер WhatsApp для обеспечения непрерывной коммуникации. Но такой подход создавал ряд сложностей, которые требовали эффективного решения для ускорения обработки обращений, распределения нагрузки и сохранения истории переписок. В поисках оптимизации «Ашан» обратился к Teletype.

Основные проблемы, с которыми сталкивались рекрутеры:

Путаница с входящими обращениями

Все сообщения кандидатов поступали в один общий список. Это затрудняло быстрое выделение действительно новых кандидатов, с которыми еще не было начато общение. Существующая папка «Неотвеченные» включала в себя как новые, так и уже обработанные сообщения, что создавало значительную путаницу, особенно при большом объеме входящих обращений.

Недостаточная прозрачность и контроль

Рекрутеры не всегда понимали, кто уже работает с тем или иным кандидатом, а также отсутствовала возможность отфильтровать обращения без назначенного ответственного, что затрудняло разбор очереди и контроль качества.

Ограниченные возможности аналитики

Отсутствовала возможность отслеживания статистики и скорости ответа. Руководители не могли наглядно оценить эффективность операторов и объем разобранных обращений, так как автоматически формируемые данные было сложно интерпретировать, и сотрудники не доверяли метрикам.

Дополнительные сложности

Гибридный формат работы сотрудников (часть в офисе, часть на удаленке) и отсутствие автоматических фильтров по новым обращениям усугубляли ситуацию. Интерфейс фильтрации требовал доработки, так как некоторые функции были доступны, но плохо видны или интуитивно непонятны, что увеличивало время на обучение новых сотрудников.

Решение с помощью Teletype:

Мы предложили комплексное решение, которое помогло рекрутерам «Ашан» оптимизировать их рабочие процессы и решить обозначенные боли:

Единый номер WhatsApp

Вся переписка ведется с одного общего канала, что позволяет рекрутерам подменять друг друга без потери контекста, обеспечивает преемственность при отпуске или смене оператора и избегает дополнительных затрат на подключение личных номеров.

Фильтрация новых обращений

Предложили два варианта решения: ручное присвоение тегов кандидатам и автоматизацию процесса через ботов. В рамках пилотного запуска «Ашан» приступил к тестированию бота, который будет автоматически присваивать тег «новый» всем входящим сообщениям, с которыми еще не начато взаимодействие.

Разделение переписок

Позволяет каждому рекрутеру видеть только свои назначенные переписки через специальный интерфейс, например, через папку «назначенные мне». Это существенно снижает вероятность пересечений и дублирования работы разных операторов.

Отслеживание статистики

Предусматривает возможность выгрузки данных, которая может быть адаптирована под специфический формат клиента. Это позволяет руководству анализировать ключевые показатели, такие как скорость ответа каждого сотрудника, распределение нагрузки и общее количество обработанных кандидатов.

Гибкость интеграций

Интеграция Teletype с другими системами, такими как Skillaz и Avito дала возможность видеть уведомления о новых сообщениях так же оперативно, как в WhatsApp, и избежать «слепых зон» и не пропустить важные обращения.

Мобильное приложение

Все рекрутеры активно пользуются мобильным приложением Teletype, так как через него вести переписку удобнее, особенно в выходные дни, что помогает оперативно реагировать на обращения.

Внедрение прошло быстро, поскольку у команды уже был опыт работы с аналогичными решениями. Небольшие сложности возникли на этапе знакомства с интерфейсом и логикой папок, которые выглядели схоже и содержали дублирующие данные.

«Ашан» продолжает тестировать автоматическое присваивание тегов для новых кандидатов и рассматривает поэтапное подключение личных номеров сотрудников к Teletype с сохранением индивидуальных шаблонов и изолированного доступа.

Решение помогает команде подбора «Ашан» распределять нагрузку, сохранять историю переписок и ускорять коммуникации с кандидатами.